Política de Privacidad

1. OBJETIVO

El propósito de esta Política de Privacidad (la "Política") es establecer los lineamientos legales y corporativos bajo los cuales Convoka ("la Empresa") recolectará, almacenará, utilizará y eliminará los Datos Personales. Esta política también define las finalidades del tratamiento y las medidas de protección implementadas para garantizar la seguridad de los Datos Personales proporcionados por los Titulares.

2. ALCANCE

Esta Política abarca desde la obtención, recolección y tratamiento de los Datos Personales hasta la eliminación de los mismos de acuerdo con las consultas y/o reclamos recibidos de los Titulares. Se aplicará a los Datos Personales registrados en las Bases de Datos susceptibles de tratamiento en virtud de la relación contractual o de servicios sostenidos entre Convoka y el Titular correspondiente.

3. DEFINICIONES

Para la aplicación de esta Política, se consideran las siguientes definiciones, además de cualquier otra que se incluya a lo largo de la misma:

• "Autorización": Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
• "Base de Datos": Conjunto organizado de Datos Personales sujetos a Tratamiento.
• "Dato Personal": Información vinculada o que puede asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• "Dato Personal Público": Datos Personales relativos al estado civil, profesión u oficio, y calidad de comerciante o servidor público, entre otros, que no requieren Autorización para su Tratamiento.
• "Dato Personal Sensible": Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos sobre origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, salud, vida sexual, entre otros.
• "Encargado del Tratamiento": Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• "Responsable del Tratamiento": Convoka o persona natural o jurídica que decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento.
• "Titular": Persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento.
• "Tratamiento": Operaciones sobre Datos Personales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, entre otras.

• Razón social: Convoka
• Dirección: Calle 18 · 114 - 30
• Correo electrónico: contacto@convoka.co
• Sitio web: www.convoka.co/
• Teléfono: +57 311 203 4099

5. MARCO NORMATIVO

• Norma ISO 27001 Tecnología de la Información. Técnicas de Seguridad. Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI).
• Ley 1266 de 2008 “Disposiciones generales de habeas data – Datos financieros”.
• Ley 1581 de 2012 “Disposiciones generales para la protección de datos personales”.
• Circular Externa 003 de 2018 “Modificación de numerales de la circular única de la SIC relacionados con el registro nacional de bases de datos”.

6. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO

En el desarrollo, interpretación y aplicación de esta Política, se aplicarán los siguientes principios:

• Principio de legalidad: Los Datos Personales y su Tratamiento deben cumplir con las disposiciones legales.
• Principio de finalidad: El Tratamiento de los Datos Personales se realiza con una finalidad legítima, informada al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento requiere el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Principio de veracidad o calidad: Los Datos Personales deben ser veraces, completos, exactos, actualizados y comprensibles.
• Principio de transparencia: El Titular tiene derecho a obtener información sobre sus Datos Personales en cualquier momento.
• Principio de acceso y circulación restringida: Solo personas autorizadas tienen acceso al Tratamiento de los Datos Personales.
• Principio de seguridad: Se aplican medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los Datos Personales.
• Principio de confidencialidad: Quienes intervienen en el Tratamiento deben garantizar la reserva de la información.

7. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

Los Titulares aceptan que sus Datos Personales y Sensibles sean recolectados, almacenados, procesados, usados, suprimidos, transmitidos y/o transferidos a terceros, y serán utilizados para las siguientes finalidades:

(Se incluyen las finalidades detalladas en el documento original para Clientes/Usuarios, Proveedores, Candidatos/Empleados/Practicantes y Aprendices, Datos Sensibles, Menores de Edad y para el resto de los casos).

8. DERECHOS DEL TITULAR

Se garantizan los siguientes derechos de los Titulares:

• Acceder, conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales.
• Solicitar copia de la Autorización otorgada a Convoka.
• Recibir información sobre el uso de sus Datos Personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

9. DEBERES EN EL TRATAMIENTO

Los Responsables y Encargados del Tratamiento deben cumplir con los siguientes deberes:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. Solicitar y conservar la respectiva Autorización otorgada por el Titular. Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección de la información y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Garantizar que la información que se suministre al Responsable o Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Actualizar la información cuando sea necesario. Rectificar los Datos Personales cuando ello sea procedente. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de Consultas y/o Reclamos. Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 

10. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y/O RECLAMOS

El área responsable de dar trámite a las solicitudes de los Titulares es servicio al cliente. Se puede contactar a través de los siguientes medios:

A través de un e-mail o correo electrónico dirigido a contacto@convoka.com con los siguientes datos para poder responderle adecuadamente:

El nombre del Titular de la información.

El tipo y número de su documento de identidad.

Teléfono fijo o celular.

Correo electrónico registrado en Convoka.

Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar a la Consulta y/o Reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la Autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).

Firma (si aplica) 

No obstante, las respuestas a través de este medio sólo son remitidas si el correo electrónico desde el cual se efectúa la consulta es el mismo a aquel registrado de manera personal por el Titular en Convoka.

A través de la página web en la ruta: https://convoka.co/contacto Para recibir su solicitud por medio de estos canales, el Titular de la información deberá llenar los campos correspondientes a:

El nombre del Titular de la información.

El tipo y número de su documento de identidad.

Teléfono fijo o celular.

Correo electrónico registrado en Convoka.

Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar a la consulta o reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la Autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).

No obstante, las respuestas a través de este medio sólo son remitidas si el correo electrónico desde el cual se efectúa la consulta es el mismo a aquel registrado de manera personal por el Titular en Convoka.

10.1. REQUISITOS PARA EJERCER EL DERECHO DE HABEAS DATA A TRAVÉS DE APODERADO

El derecho de Habeas Data puede ejercerse por el interesado debidamente identificado o por su apoderado, adjuntando copia del poder con la solicitud.

10.2. TIEMPOS DE RESPUESTA

• Para consultas, se dará respuesta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles.
• Para reclamos, se atenderá en un máximo de quince (15) días hábiles.

11. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

El oficial de protección de Datos Personales es Cyber Security Lead, encargado de verificar el cumplimiento de las leyes y derechos de los Titulares.

12. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

Esta Política entró en vigor el 1 de enero de 2024 y las Bases de Datos conservarán los Datos Personales mientras sea necesario para las finalidades descritas.

13. CONTROL DE CAMBIOS

• Versión: 1
• Fecha: 19/03/2024

(Esta es la primera versión del documento).